Jump to Navigation

Taakverdeling: iets tussen “Mondrianen” en “job unclarity disease”

Al vrij snel kan de taakverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer aan de orde komen. In de regel krijgt de opdrachtnemer de meeste taken toebedeeld. Zodra het gaat om zaken als besluitvorming, communicatie, betalingen en het aangaan van overeenkomsten wil de opdrachtgever echter een belangrijke rol in het proces. Waar beide rollen elkaar tegenkomen en overlappen, is het verstandig om afspraken te maken. Hoe precies moet je nu zijn in de taakverdeling?

Er zijn dan eigenlijk vijf aspecten om rekening mee te houden:
1. de cultuur van de opdrachtgevende organisatie;
2. de inhoud van de opdracht;
3. welke helderheid heeft de opdrachtnemer nodig;
4. het onderling vertrouwen tussen partijen en
5.de machtsverhouding tussen partijen.

Afspraken over de verdeling van rollen en taken zorgen op zich al voor een verandering in de machtsverhouding tussen partijen. De partij met de minste invloed, kan vanaf dat moment enige rechten ontlenen aan de gemaakte afspraken. De partij die de meeste tijd wil steken in de taakomschrijving, is daarom meestal degene die zich de onderliggende partij voelt. Een voormalige wethouder vertelde me eens over het maken van de rolverdeling: “Ik heb er een hekel aan, maar het hoort er bij. Een corvee-taak”.

Als het onderling vertrouwen groot is, zullen partijen minder behoefte hebben om veel tijd te investeren in het beschrijven van de taakverdeling. Toch is het verstandig om wel iets vast te leggen. Het is immers niet zeker dat het vertrouwen ook blijft bestaan. Zeker bij langdurige opdrachten is de kans groot dat er personele wisselingen zullen optreden. Dan is het erg handig als er ook wat op papier staat.

De opdrachtnemer moet natuurlijk wel weten wat die moet doen. Tegelijkertijd wil je als opdrachtgever zo min mogelijk tijd steken in de begeleiding van je opdrachtnemer. Het is daarom nuttig om in het begin voldoende tijd te investeren in een goede taakomschrijving van de opdrachtnemer.

De aard van de opdracht bepaalt natuurlijk ook hoeveel er vastgelegd moet worden. Voor standaard opdrachten zijn vaak al standaard voorwaarden vastgesteld. Naarmate een opdracht meer afwijkt van standaard opdrachten, is er meer aanleiding om ook de taakverdeling meer aandacht te geven.

Ruud Merks van ASML maakte me attent op het belang van de organisatieculturen. In organisaties waar techniek belangrijk is, is men van nature meer aan het “Mondrianen”: het werk in vakjes verdelen en uitsluitend doen wat er voor in je eigen vakje beschreven staat. In de sociale sector is het omgekeerde vaak het geval, wat weer kan leiden tot “job unclarity disease”; Hierbij overschrijdt men standaard de eigen grenzen om  problemen op te lossen. Leidinggevenden zijn in deze organisaties vaak aan het sturen op de omgekeerde beweging, om de juiste balans te krijgen. Bij ASML kiest men dus bewust voor het risico van job unclarity disease, omdat men al zo goed is om heel precies dunne  lijntjes te tekenen.  

Met zoveel variabelen waar je op moet letten, kan je als opdrachtgever dus gerust zelf bepalen hoe ver je gaat in het vastleggen van de taakverdeling. Denk er alleen wel even over na smiley.

 

 



Main menu 2

Blog | by Dr. Radut